電話やFAX、カウンターでの現金支払い、といった古くからの慣習を改善したい

Cyber Portの導入背景について教えてください。

福島氏 デマレージや検査申込、各種料金確認は、電話やFAX、メールで行い、ターミナルに来店いただいて現金もしくは小切手にてお支払をしていただいていましたが、その古くからの慣習を改善したいという思いから、Cyber Portの導入を検討致しました。

例えば、デマレージの場合、FAXでのやりとりが特に多く、まずFAXをいただいて、それに対して金額計算をして、合っているかどうかのチェックをして金額確定、領収書を用意してカウンターに来ていただいて、現金あるいは小切手で支払うという、本当に旧来のやり方をずっとしておりました。

WEBで大体のことは何でもできる今の時代、かなり遅れているという感覚はありました。

Cyber PortのWEB画面上で、料金確認・申し込みが24時間いつでもできるように

現在、Cyber Portを活用してどのような取り組みをしているのでしょうか？

堀米氏 それまで電話やFAXで受け付けていた各種料金確認・問い合わせをCyber PortのWEB上でも受け付けるようにしました。具体的には、輸入業務だと、デマレージ料金や植物検疫料のお問い合わせ、各種検査のお申し込み、輸出業務だと、船名変更・揚げ地変更・不積み搬出・一時搬出などの料金問い合わせ、各種検査に掛かるシフト料のお問い合わせです。

それに加えて、これまで現金・小切手で受け付けていた料金支払いについて、銀行振込での支払いも受け付けられるようにしました。

このCyber Portの問い合わせ機能を使えば、海貨業者さんは電話不要で24時間WEB上で料金確認や申し込みができるので、大変機能的で便利に使っていただけるのではないかと思っています。

福代氏 これまでのやり方だと、メールやFAXでのやりとりが何回か必要でしたが、Cyber Portからの申し込みであれば、料金確認から振込による入金までを一貫してお客さま側で完結できるので、作業としても楽になるはずです。

海貨業者からは「便利だ」と好評

実際に利用している海貨業者のみなさんからはどういった反応がありますか？

福島氏 とある海貨業者の方からは、「慣れると非常に便利だ」という感想をもらっています。朝7時や8時あたりの時間帯、当社の営業開始前に金額確認したいようなときでも、Cyber PortのWEBから申し込みすれば、自分たちで料金確認できて準備ができるというのは大きな利点だと。

また、毎回電話でB/Lナンバーを伝えて、金額を口頭で確認、その現金・小切手の準備をするというこれまでのやりとりから、WEB上で金額を確認できて、その帳票を印刷して経理に回し、あとは経理が振込するだけで済むようになったのは便利という声はお伺いしています。

ターミナル側も業務が簡素化されて、電話も鳴らなくなり、負担は減った

ターミナル運営側の業務もだいぶ軽減されましたか？

堀米氏 Cyber Port経由の問い合わせも当初より増えてきて、業務が楽になってきた感覚はあります。Cyber Port開始当初の2022年2月では、Cyber Port経由の問い合わせは102件と約15%でしたが、2022年9月には641件と、全体の約70%にまで増加しました。

福代氏 やはり当社ターミナル側の立場からしても、業務が簡素化されて負担が減ったという感じはあります。今までデマレージなどのやり取りでは、振込業務でメールあるいはFAXで紙をもらって、請求書を自分たちで発行して、また海貨業者に送る、そのお客さんとのやりとりが何回か往復する業務をやっていました。忙しいと、その対応に忙殺されることもありましたが、Cyber Portだと申し込みから振込入金まで一貫してお客さま側で終わり、当社側は最後の入金確認だけで済みます。メールの量も減りました。

福島氏 お客さまから必要な情報をCyber Port上から電子データで頂き、それをシステムに連動することで、こちら側で処理することがほぼなくなり、入金確認以外がほぼ自動で流れるような形になりました。それによって、当社側の入力業務がなくなったのはとても大きいです。

堀米氏 電話やカウンターにいらっしゃるお客さんもだいぶ減りましたね。特に、夕方以降の電話対応。カウンター窓口が16時半で閉まった後でも、17時から19時あたりの電話が、まったく鳴らなくなりました。

電話時間の削減でいうと、2022年2月だと102件がCyber Port経由の申し込みで、それによって月間3時間程度の電話対応を削減できた試算になります。半年後の2022年9月にはCyber Portの利用数が6倍にまで増えているので、電話削減効果はもっとでていると思います。

Cyber Portの利用がとても進んでいるように感じましたが、海貨業者の方にCyber Portの利用を促すため、どのような案内活動を行ったのでしょうか？

福代氏 会社ホームページやメールでご案内するとともに、電話でお問い合わせしてくるお客さまに対して、Cyber Portの便利さをお伝えして、ぜひ使ってくださいと、社内メンバーで地道な普及活動を行いました。

福島氏 お客さまが操作するCyber Port画面についても事前に我々の方で勉強しておいて、使い方が分からないお客さまに対しては、操作方法のご案内や、お客さまが困ったときのヘルプデスクとしての対応もしました。

社内側のCyber Portを使った業務フローの切り替えはすぐにできましたか？

福代氏 そうですね。お客さまがCyber Portに入力した情報がターミナルオペレーションシステムに連携される仕組みになっていますが、ターミナルで普段の業務をしている者からすると、従来通り、今まで自分たちが使い慣れたシステムで処理できるようになっているので、とっつきにくさはなかったと思います。

福島氏 基本的には、これまでの社内システム連携はそのままで、Cyber Portからお客さまが申し込まれた内容を確認するところだけ新しく画面を作りました。その画面操作を社内で共有しただけなので、それほど手間ではありませんでした。

ただ、かなり時間をかけたのが、お客さまがCyber Portのどのような画面でどうやって登録してくるかというところ、そこは社内みんなで必死に勉強しました。初めは使い方が分からないであろうお客さまが多数いると想定して、これはここですよ、これはこうですよ、とCyber Portの操作方法をご案内するために、社内教育に時間をかけました。

今回のCyber Portの「ターミナル問合せ機能」を利用するのは本当に当社が初めてでした。当時、Cyber Portの利用が浸透しておらず、利用促進に時間がかかりましたが、今後導入されるターミナルオペレータさまは比較的スムーズに導入される環境が整っています。

導入するターミナル・業者が増えれば、利便性がもっと上がるだろう

Cyber Portの今後の活用について教えてください。

堀米氏 利用状況の推移を踏まえ、2022年11月からは、デマレージ料金や各種検査のお申し込み、料金確認について、メール・電話・FAXによる受付を廃止し、Cyber Portでの受付に統一する事を決定致しました。

これからのCyber Portにどのような期待を持っていますか？

福島氏 今回導入した、このターミナル問合せ機能が京浜港内の多くのターミナルで普及するといいなとは思っています。やはり、我々のような1ターミナルだけがCyber Portを導入してシステム化しても、他のターミナルが導入しないことには、お客さま側も各ターミナルによって業務フローを変えなくてはいけません。京浜港全体でCyber Portが導入されれば、お客さま側も対応を1本化できて、業務削減効果が高くなるのではと思います。

また、将来的には、お客さまのシステムとCyber Portが連携されたり、NACCSのように銀行が参加して、自動引き落とし機能などがついたりすると、より便利になってさらに港湾DXが促進できるのではないかと思っています。

最後にひとことお願いします！

福島氏 現在活用しているCyber Portのターミナル問合せ機能は、他のターミナルでもAPI連携で導入しやすい形になっているかと思います。

お客さまの方には大変便利にお使いいただけるとともに、ターミナル側にとっても、当社のように電話対応が削減され、お客さまからいただいた紙・書類を見てのデータ入力も減るといった業務削減効果があります。ターミナル問い合わせ機能がもっと多くのターミナルに普及することを期待しています。